Подготовка к передаче
15.02.2021 11:51 изменено
РЕКОМЕНДАЦИИ руководителям, конкурсным управляющим ликвидируемых организаций по обеспечению сохранности документов по личному составу
В соответствии с частью 2 статьи 129 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», частями 8, 10 статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», частью 3 статьи 18 Закона Новосибирской области от 26.09.2005 № 315-ОЗ «Об архивном деле в Новосибирской области» при ликвидации органов и организаций, в том числе в результате банкротства, ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий обязаны передать образовавшиеся в процессе деятельности органов или организаций архивные документы, в том числе документы по личному составу, на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив в упорядоченном состоянии.
Упорядочение (описание) документов предполагает их подшивку, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя, оформление обложек дел (указание наименования организации, заголовка дела, архивного шифра), составление описи дел. Работы, связанные с подготовкой (упорядочением), передачей документов ликвидируемых органов и организаций в государственные и муниципальные архивы Новосибирской области (описание, транспортировка и картонирование документов), выполняются за счет средств ликвидируемых органов и организаций.
К документам по личному составу относятся:
- приказы по личному составу;
- лицевые счета по заработной плате и (или) расчетные ведомости;
- списки личного состава;
- тарификационные ведомости;
- табели учета рабочего времени (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда);
- акты о несчастных случаях на производстве и документы к ним;
- книги учета приема, перемещения и увольнения работников;
- книги (журналы) учета движения трудовых книжек;
- личные дела уволенных работников;
- личные карточки (ф.Т-2) уволенных работников;
- невостребованные личные документы (трудовые книжки, аттестаты, дипломы и пр.) и другие документы, долговременные сроки хранения которых определены Переченем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020, регистрационный № 57449).
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственного или муниципального архива, передают на хранение в архивы следующие управленческие документы, используемые для исполнения запросов социально-правового характера:
- учредительные документы (устав, положение, изменения и дополнения к ним, свидетельство о регистрации, постановления, приказы и др.);
- документы о ликвидации организации (решение арбитражного суда, решение собрания акционеров, учредителей, постановления, приказы);
- протоколы собраний акционеров (учредителей);
- штатные расписания (штатные расстановки), дополнения и изменения;
- списки акционеров;
- ведомости начисления дивидендов;
- документы о награждении работников (представление, наградные листы, протоколы вручения наград) и другие документы.
Прием документов архивными учреждениями от организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утверждены приказом Росархива от 02.03.2020 № 24, зарегистрировано в Минюсте России 20.05.2020, регистрационный № 58396).
При работе с архивными документами организации руководствуются Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015, регистрационный № 38830).
В соответствии с действующими нормативными правовыми актами председатель ликвидационной комиссии (конкурсный управляющий) обязан обеспечить сохранность архивных документов и организовать:
1. Проведение сплошной проверки наличия дел и их физического и санитарно-гигиенического состояния.
2. Информирование муниципального архива о начале процесса ликвидации организации для проведения обследования состава документов, оказания необходимой методической помощи и решения вопроса о месте дальнейшего хранения документов.
3. Проведение работ по упорядочению документов (проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел и т.д.), для чего предусмотреть средства на их упорядочение при составлении сметы расходов по ликвидации организации. Необходимо учесть, что процесс обработки, описания и передачи на хранение документов по личному составу может быть длительным в зависимости от срока существования организации и объема дел. Упорядочение документов может быть проведено силами работников организации или с помощью сторонних специалистов на платной основе.
4. Составление описей дел по личному составу и научно-справочного аппарата к ним.
5. Представление описей дел на согласование с экспертно-проверочно-комиссией управления государственной архивной службы Новосибирской области или муниципального архива.
6. Передачу по акту приема-передачи архивных документов на хранение в муниципальный архив с заключением договора о передаче документов.
Ответственность за нарушение требований архивного законодательства предусмотрена Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (статьи 13.20, 13.25), а также статьей 325 Уголовного кодекса Российской Федерации.
По вопросам подготовки и передачи документов на хранение в архив рекомендуем обращаться в отдел архивной службы администрации Баганского района Новосибирской области.
Почтовый адрес: 632770, Новосибирская область, Баганский район, с. Баган, ул. М. Горького, 21.
Тел.: 8(383) 532-12-39
Адрес электронной почты: arhiv-bagan@mail.ru
